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Información de los eventos

Pre evento (Antes)

  • Diagnóstico de la organización.
  • Realizar una lista de chequeo como insumo básico.
  • Qué necesitamos para hacer el evento que queremos.
  • Con qué equipo contamos y qué equipo requerimos.
  • Marco legal y entorno social.
  • Meta clara a cumplir.

Evento (Durante)

  • Respetar la planeación que más se pueda, pero dar prioridad a la necesidad.
  • Lo planeado permite improvisación.
  • IMPREVISTOS : siempre se presentarán imprevistos.
  • Desde el presupuesto se debe contar con el 5% o el 10% para imprevistos.
  • Tener claro el objetivo y la meta del evento para poder tomar decisiones.

Logística durante el evento

  • El personal logístico debe tener claro que no hace parte de los INVITADOS AL EVENTO.
  • Hacer cambios de ubicación de personal si es necesario.
  • Hacer revisión de las necesidades antes de empezar y siempre al terminar cada jornada diaria –lista de chequeo.

Post – evento (Después)

  • El post evento comienza cuando se da punto final oficial al evento.
  • Logística debe planear también cómo será el desmontaje y el cierre del evento.
  • Para el personal logístico, el post evento no quiere decir que ya se acabo la labor, ya que es el momento de asumir nuevas funciones.
  • Tomar la lista de chequeo como base para entregar material, cerrar espacios y dar por terminado cada parte del evento.

Recomendaciones generales

  • Tener clara la diferencia entre actuar con AGILIDAD y actuar de forma ACELERADA.
  • Los problemas que se presenten no son los proveedores o de los organizadores, SON DEL EVENTO y como equipo hay que solucionarlos.
  • Los eventos son para disfrutarlos no para padecerlos.
  • Las listas de chequeo y los libretos son para rayarlos, no para enmarcarlos.
  • Un buen logístico siempre analiza y propone soluciones para cada problema, no le ve problemas a cada solución.
  • Donde opinan muchos, no se toman decisiones. Quien coordina la logística debe tener línea directa con la cabeza del evento.
  • Ir siempre un paso adelante.
  • Conocer la organización a la que se le prestará el servicio.

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